订购过程中的关键步骤

jakir1616

采购订单（BDC）在控制企业采购方面发挥着重要作用。在本文中，我们将定义什么是采购订单，描述其包含的信息，强调使用采购订单的主要好处，并解释订购流程中的关键步骤。

采购订单是订单的正式确认。它是买方发送给卖方的授权购买的文件。

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采购订单包含哪些信息？
尽管某些信息可能有所不同，但采购订单通常包括购买商品或服务的公司名称、订单日期、交货日期、商品或服务的描述和数量、价格、邮寄地址（用于交货）、付款信息、帐单地址和采购订单号。

创建 Weproc 命令
从 Weproc 软件创建订单的示例。

企业为何使用采购订单？
使用采购订单有几个原因：

他们设定了明确的期望——采购订单允许买家向供应商阐明他们的确切要求。这不仅可以让您有一个良好的开端，而且双方都可以将其用作正式检查，以防订单未按预期交付。
他们帮助管理订单——许多公司指定特定人员来管理库存，这通常包括处理收到的订单。这些人通常在采购、财务或运营领域工作。采购订单为这些人提供了收到或待交货的正式文件，使他们能够更有效地跟踪和管理订单。
它们有助于制定预算——创建采购订单后，买家可以立即将这些成本纳入公司预算。公司受益于其费用及其分配的清晰可见性。
它们具有法律约束力——我们经常被问到 采购订单是否是具有法律约束力的合同。官方给出的答案是肯定的！在没有正式合同的情况下，采购订单只有在被卖方接受后才能作为具有法律约束力的文件。
它们是审计追踪的关键部分——审计师正在寻找财务差异。他们将对传入的商品 哈萨克斯坦手机号码列表 和服务以及支出特别感兴趣。发出、处理和记录采购订单是让审核员满意的好方法。
以上好处是针对买家的，但采购订单对于供应商来说也是重要的文件。供应商使用它们来履行订单和付款处理。

填写您的 Weproc 请求中的信息
Weproc 上精确订单创建的示例。

企业还需要采购订单吗？
企业是否需要采购订单取决于几个因素，但一般来说，保持应付账款井然有序是良好的商业惯例。

在当今世界，通信以光速发生。订单可以通过电话、电子邮件甚至短信下达。放弃正式的订单确认意味着您或您的供应商可能会忘记重要的订单详细信息。

下载我们的采购订单模板

有些机构不需要某些物品的采购订单。我们将利用其网站上列出的小型私立大学的需求来说明。以下费用不需要采购订单：

行政费用（书店、印刷等）。这些费用按月收取。
报销差旅费。而是使用费用报告表。
年度会员资格和订阅的续订。相反，需要提出费用报销请求。
从大学指定的供应商处在线订购办公用品。
在所有其他情况下，大学明确表示，未经授权的采购订单，它可以拒绝付款。

创建自动 Weproc 采购订单
使用 Weproc 软件创建自动采购订单的示例。

订购流程有哪些步骤？
以下是下订单过程中的步骤。请注意，订购流程是更广泛的采购流程的一部分，其中包括从确定商品或服务的需求到付款的所有内容。



第 1 步：买方创建采购申请– 订购流程从采购申请开始，这是一份由买方创建并提交给财务控制部门的文档。将此视为您获得购买所需商品和服务的批准的过程的一部分。实际上，您无需订购任何东西，只需获得批准即可执行此操作。审批者可以选择批准、拒绝或请求有关您升级的要求的更多信息。采购申请和采购订单之间的主要区别在于，采购申请是关于授权的，而采购订单是关于采购的。
步骤 2： 买方发出采购订单– 采购部门批准采购申请后，将向供应商发出采购订单。采购订单通常是使用Weproc 等订单管理软件创建的，该软件允许企业跟踪采购订单并以电子方式提交。
第 3 步：供应商拒绝或批准（确认收到）采购订单- 供应商将彻底审查采购订单，特别注意数量、价格、应付总额以及条款和条件。一旦卖方批准采购订单（通常通过电子邮件或使用采购管理软件），他就准备交付产品或服务。
步骤 4：买家注册订单– 下订单过程的最后一步是买家注册采购订单。如前所述，在审核时提交采购订单是一个好习惯。
采购订单流程中的这些步骤完成后，将交付并检查货物或服务。然后卖方向买方开具发票，付款并完成交易。

确认收到 Weproc 采购订单
从 Weproc 软件确认收到采购订单的示例。

Weproc采购软件

采购订单与发票有何不同？
尽管采购订单和发票看起来很相似，但它们却有很大不同。发票要求购买商品付款，并由卖方发送给买方。它们包括与采购订单中相同的信息，以及发票号码、供应商联系信息、提前付款的任何信用或折扣、付款时间表和欠供应商的总金额。

两个文档之间的主要区别在于采购订单会导致发票的创建。采购订单从买方发送给卖方，而发票则从卖方发送给买方。此外，采购订单正式向供应商“订购”商品或服务，而发票则要求为订单付款。